Weniger Papier. Schnellere Abläufe.
Rechnungen, Verträge, Personalakten – und jeder Ablauf, den Sie digital haben möchten. Automatisch erkannt, per Workflow freigegeben und revisionssicher archiviert. Eingerichtet und betreut von büro modern.
- Startklar für die E-Rechnung
- Workflows genau nach Ihren Regeln – auch ganz individuell
- Anbindung an DATEV, ERP, Microsoft 365 und Scanner
Eingangsrechnung mit DocuWare
- Rechnung kommt anper E-Mail, als E-Rechnung oder gescannt08:02
- Automatisch erkanntLieferant, Betrag, Fälligkeit – per KI ausgelesen08:02
- Freigabe per Klicklandet direkt bei der richtigen Person09:15
- An DATEV übergeben & archiviertrevisionssicher, in Sekunden wiederzufinden09:16
Alle Informationen laufen an einem Ort zusammen
Dokumente und Daten kommen aus E-Mail, Scanner, Microsoft 365 oder Ihrer Warenwirtschaft – DocuWare verarbeitet sie und gibt sie an DATEV, Addison, Ihre Warenwirtschaft und weitere Systeme weiter. Klicken Sie auf einen Schritt.
Eingänge
- E-Mail & E-Rechnung
- Scanner & Post
- Microsoft 365
- Warenwirtschaft / ERP
- Smartphone-App
- Webformulare
Ausgänge
- DATEV
- Addison
- Warenwirtschaft / ERP
- Microsoft 365
- Personal & Lohn
- Revisionssicheres Archiv
Erfassen
Papier, E-Mail, Scanner, App oder Schnittstelle – jedes Dokument kommt auf einem Weg herein.
- Scan direkt am Multifunktionsgerät
- E-Mail-Postfach wird automatisch abgeholt
- Foto per Smartphone-App
- XRechnung und ZUGFeRD werden direkt gelesen
Die Post vom Morgen ist um 9 Uhr digital – ohne dass jemand tippt.
Auslesen & Verschlagworten
Die KI erkennt, was für ein Dokument es ist, und liest die wichtigen Daten aus.
- Dokumenttyp automatisch erkennen
- Lieferant, Betrag, Datum, Vertragslaufzeit auslesen
- Abgleich mit Ihren Stammdaten
- Auch Handschrift und Tabellen
Eine Rechnung ist in Sekunden mit allen Feldern erfasst.
Workflow & Freigabe
Das Dokument geht automatisch zur richtigen Person – mit klaren Regeln.
- Freigaben nach Betrag, Kostenstelle oder Abteilung
- Vertretung bei Urlaub
- Erinnerung, wenn etwas liegen bleibt
- Freigeben am PC, in Outlook oder per App
Rechnungen über 1.000 € gehen automatisch zusätzlich an die Geschäftsführung.
Finden
Alles an einem Ort – in Sekunden gefunden, von jedem Arbeitsplatz und unterwegs.
- Volltextsuche über alle Dokumente
- Digitale Akten: Kunde, Projekt, Mitarbeiter
- Rechte: Jeder sieht nur, was er darf
- Mobil per App oder Browser
„Wo ist der Vertrag mit Firma Müller?“ – in fünf Sekunden auf dem Bildschirm.
Integrieren
DocuWare spricht mit Ihren Programmen – Daten werden nur einmal erfasst.
- DATEV und Buchhaltung
- ERP und Warenwirtschaft
- Microsoft 365, Outlook und Teams
- Elektronische Signatur
Freigegebene Rechnungen landen fertig gebucht in DATEV.
Archivieren & Aufbewahren
Revisionssicher abgelegt, Fristen werden automatisch überwacht.
- Unveränderbar archiviert (GoBD)
- Aufbewahrungsfristen automatisch
- Löschfristen für Personaldaten (DSGVO)
- Protokoll: wer hat wann was getan
Die Betriebsprüfung bekommt einen Zugang – statt Kartons im Keller.
So läuft ein Dokument durch Ihr Unternehmen
Wählen Sie eine Dokumentart und starten Sie den Workflow. An den Entscheidungen klicken Sie selbst.
Wie viel Zeit spart DocuWare bei Ihren Rechnungen?
Schätzung. Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren Abläufen ab – wir rechnen sie in der Demo mit Ihnen nach.
Live-Demo vereinbarenWomit möchten Sie anfangen?
Jede Lösung hat eine eigene Seite zum Ausprobieren. Starten Sie mit einem Baustein – und erweitern Sie, wann Sie wollen.
Rechnungseingang & E-RechnungErkennen, prüfen, freigeben, an DATEV.▶ Interaktiv: Freigabe-Workflow
VertragsmanagementAlle Verträge, keine verpasste Frist.▶ Interaktiv: Vertrags-Cockpit
Digitale PersonalakteVollständig und nur für Berechtigte.▶ Interaktiv: Rechte-Ansicht
KI-DokumentenerkennungDaten auslesen statt abtippen.▶ Interaktiv: KI-Demo
ZeiterfassungStempeln, Urlaub, DATEV-Lohn.▶ Interaktiv: Terminal-Demo
Individuelle LösungenIhr Prozess – genau so, wie Sie arbeiten.▶ Interaktiv: Workflow-BaukastenWas wir mit DocuWare schon umgesetzt haben
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb passen wir DocuWare an Ihre Abläufe an – nicht umgekehrt.
Verkaufsunterlagen & Fahrzeugscheine
Verkaufsdokumente an allen Standorten digital, Fahrzeugscheine werden automatisch ausgelesen, Anbindung an Microsoft 365.
Rechnungseingang
Rechnungen brauchen statt 2–4 Wochen nur noch 2–3 Tage durch das Unternehmen – keine verpassten Fristen mehr.
Rechnungsprüfung
Positionsdaten werden ausgelesen, Rechnung und Bestellung automatisch abgeglichen und bei Übereinstimmung freigegeben.
Vertragsmanagement
Verträge digital mit automatischer Fristenberechnung und Freigabeprozess für neue Verträge.
Personalakte & Onboarding
Digitale Personalakte, automatisch erstellte Dokumente und ein einheitlicher Onboarding-Prozess.
Papier kostet mehr Zeit, als man denkt.
„Wo ist die Rechnung von letzter Woche?“
Mit DocuWare finden Sie jedes Dokument in Sekunden.
„Die Freigabe liegt seit Tagen auf einem Schreibtisch.“
Freigaben laufen digital – auch vom Handy.
„Wir haben die Kündigungsfrist verpasst.“
DocuWare erinnert Sie rechtzeitig.
Die E-Rechnung ist Pflicht. Wir machen Sie startklar.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, der Versand wird schrittweise Pflicht. DocuWare liest XRechnung und ZUGFeRD automatisch.
& ZUGFeRDautomatisch lesen, prüfen, archivieren
DocuWare plus IT aus einer Hand
Ein Ansprechpartner
DocuWare, Server, Scanner und Microsoft 365 – alles bei uns.
Scanner & Drucker inklusive
Scannen direkt in DocuWare – eingerichtet von uns.
Anbindung an DATEV & ERP
Daten fließen ohne Abtippen in Ihre Buchhaltung.
Schulung im Team
Damit alle gerne damit arbeiten.
Cloud oder vor Ort
Ehrliche Beratung statt Standardlösung.
Betreuung danach
Wir bleiben Ihr Ansprechpartner.
Gut zu wissen
Die häufigsten Fragen – kurz und ehrlich beantwortet.
01Für welche Unternehmensgröße eignet sich DocuWare?
Für Unternehmen von etwa 5 bis 250 Mitarbeitern. Sie starten mit einem Ablauf, zum Beispiel Rechnungen, und erweitern Schritt für Schritt.
02Cloud oder eigener Server?
Beides ist möglich. Wir beraten Sie ehrlich, was zu Ihrer IT und Ihren Anforderungen passt.
03Ist DocuWare GoBD-konform?
DocuWare archiviert revisionssicher. Wir richten es so ein, dass Ihre Ablage die Anforderungen an GoBD und DSGVO unterstützt, und stimmen das mit Ihrem Steuerberater ab.
04Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Ablauf wie der Rechnungseingang ist oft in wenigen Wochen produktiv. Den genauen Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Keine passende Frage gefunden – fragen Sie uns direkt.
So haben wir das für andere umgesetzt
„büro modern ist ein klasse Unternehmen. Absolut kundenorientiert mit erstklassigen Produkten und unschlagbarem Service. In Sachen Büroausstattung, Büro-IT und Kommunikationstechnik ist büro modern meine allererste Wahl. Spitzenleistung mit einem Spitzenteam!“
DocuWare live erleben
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Ihre Rechnungen, Verträge oder Akten künftig laufen.